Mengenal Microsoft Office Visio 2007

Diposkan oleh dragon on Jumat, 10 Agustus 2012

type='html'>
Microsoft Office Visio 2007 memudahkan parakalangan IT dan bisnis profesional dalam memperlihatkan informasi secaravisual, mengeksplorasi, dan menyampaikan informasi yang serba kompleks secaramudah dan cepat. Microsoft Ofiice Visio 2007 mampu menyederhanakan data rumityang terdapat pada database dengan menerjemahkannya kedalam bentuk VisioDiagram yang mudah untuk dimengerti bahkan oleh kaum pemula. Tidak sepertipendahulunya, Microsoft Office Visio 2007 bukan sekedra alat pembuat gambaryang statik, namun kali ini Microsoft Office Visio 2007 mampu membuat koneksiantara informasi data dengan Visio diagram dalam menyampaikan informasi secaraterkini yang dikenal dengan fitur terbarunya Link Data to Shapes. Gunakan VisioDiagram yang serba komplit dalam memperlihatkan dan membagi informasi tentangsusunan, SDM, dan proses kerja organisasi dan enterprise Anda.

DaftarIsi Visio 2007

Getting Started
1.      Mengenal fitur terbaruVisio 2007
2.      Menggambar denganAutoConnect
3.      Membuat Koneksi Antara2-D Shape
4.      Membuat Watermark
Link Datato Shapes
5.      Membuat Linked Data
6.      Membuat Multi LinkedData
7.      Label Shapes denganData Graphic
8.      Label Shapes Add-in
9.      Setting warna padaShape Data Value
ConnectingItems
10.  Membuat OrganizationalChart dari Excel
11.  Koneksi Otomatis:Dynamic Glue
12.  Koneksi Otomatis:Static Glue
13.  Membaca dan MengupdateKoneksi
14.  Menambah Hyperlink padaConnector
PivotDiagrams
15.  Menelusuri penggunaanPivotDiagrams
16.  Meningkatkan kualitasPivotDiagrams
DatabaseWizard
17.  Link dan Update tabeldatabase dari Visio
18.  Membuat Linked Masterdan Linked Drawing

Penghubungan Benda Satu Sama Lain
1.      Menghubungkan Bentuk2-Dimensi Sudut Base: Dynamic Glue
Ada berbagaimacam cara untuk menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi.Pada umumnya, Connector Tool digunakan untuk melakukan ini yakni menghubungkan2 jenis bentuk 2-dimensi dengan garis 1-dimensi, namun anda juga bisamenempelkan satu jenis benda 2-dimensi ke benda 2-dimensi lainnya tanpaConnector Tool. Berikut ini contoh menempelkan dua bentuk 2-dimensi denganDynamic Glue, mulailah buka diagram baru dengan pergi ke File, New, Maps andFloor Plans, Home Plan. Lalu ambil Base corner Master dari Cabinet stencil.Ambil Base 1 Master dan taruh diatasnya Base corner dimana akan tampil koneksiberwarna biru. Pastikan muncul kotak merah disaat anda telah menempatkannyadiposisi yang tepat. Kemudian ambil sekali lagi Base 1 Master dan tempelkandisebelah kanannya Base corner. Karena sisi Base 1 terbalik maka perlu diputar90 derajat sehingga bagian bawah Base 1 mengarah ke Base Corner Master lalutempelkan sampai kotak merah muncul dan lepaskan. Jika anda telah melakukannyadari awal dengan benar maka jika Base Corner dipilih lalu diputar yang lainyapun ikut berputar seperti ini. Inilah sifat dari Dynamic Glue yakni benda yangtertempel akan terus mengikutinya. Demikianlah contoh menghubungkan bendadengan Dynamic Glue.

ANIMASI INTRODUCTIONMICROSOFT VISIO 2007
2.      Intro
Microsoft Office Visio 2007 aplikasi diagramming yang sangat mudah untukdigunakan untuk para TI dan bisnis profesional yang ingin memvisualisasikan,eksplorasi, serta menyampaikan komplek informasi, system, dan proses.
PT. Zero adalah salah satu perusahaan yang secara efektif telahmenggunakan Visio 2007 dalam pengaturan informasi diberbagai bidang termasukTI, Finansial, dan Operasi. Akhir ini PT. Zero telah berkembang pesat, Yudi,seorang Kepala Bidang TI untuk PT. Zero, harus mengelola sebuah infrastrukturbesar yang selalu berkembang dan meningkat pesat. Informasi yang dibutuhkanYudi agar bisa mengelola dan memantau perkembangan networknya berada diseluruhpelosok negeri ini. Hal ini cukup menyulitkannya untuk mengumpulkan keseluruhaninformasi penting yang terkini dalam menjaga kestabilan performa network.
Yudi menggunakan Visio untuk membuat Smart Diagram untuk networknya.Dengan adanya Visio yang serbaguna dan interface yang nyaman, ia bisa membuatnetwork diagram dalam waktu singkat. Kemampuan baru Visio yakni Data Linkingmempermudah Yudi untuk mengimpor informasi dari sumber external. Sekarang Yudimampu menunjukkan informasi rumit secara visual dengan menggunakan shapes padadiagram lewat fitur Data Grafik. Ia juga bisa menjaga informasi terkini denganfitur baru Data Refresh. Visio mampu memperlihatkan informasi secara dinamis,lengkap, dan terini pada system infrastruktur.
Visio 2007 juga mampu memudahkan para bisnis profesional yang menanganidatabase yang besar seperti halnya seorang Kepala Keuangan di PT. Zero, Lina.Akan memakan waktu yang sangat lama bagia Lina untuk dapat menganalisa sebuahdatabase. Tidak khawatir, Lina telah menggunakan Visio Pivot Diagram, fiturterbaru pada Visio 2007. Lina menyimpulkan bahwa banyak hal yang memiilki highrisk proses. Dengan kemampuan analisa Visio, Lina mengeksplorasi database darisisi bisnis. Ia menemukan bahwa high risk proses lebih banyak pada prosespembuatan unit produksi. Dengan Visio, Lina mampu menyelidiki database danmenyimpulkan high risk proses untuk dilaporkan kepada yang bersangkutan dalammenjaga kestabilan dan kelangsungan perusahaannya.
Microsoft Office Visio 2007 memberikan para TI dan bisnis profesionalperalatan mutakhir dalam menyampaikan informasi yang rumit dan penting secaravisual yang mudah dimengerti kalangan banyak agar dalam pengambilan keputusanpunsemakin konkrit dan tepat sasaran.

Linked Data
3.      Membuat Link DataSecara Manual
Link Data to Shapes tool adalah tulang punggung fitur baru padaMicrosoft Visio 2007. Link Data to Shapes tool hanya berguna untukmemperlihatkan informasi dari sumber data dan tidak bisa diedit langsung diVisio. Link Data mampu memberikan link ke shape walaupun datanya berasal dariberbagai macam sumber. Jenis data yang bisa digunakan di Visio adalah MicrosoftExcel, Microsoft Acces, Micrososft SQL Server dan SharPoint Services Lists, dankompatibel data sejenis OLEDB atau ODBC. Link Data bisa dibuat secara manualdengan mengambil bentuk benda yang ada di Master Shape. Untuk demonstrasitutorial ini, saya akan menggunakan sumber data dari file DBSample.mdb yang adadi lokasi Program Files, folder Microsoft Office, folder Office 12, di dalamfolder 1033. Dobel klik file tersebut dan otomatis Microsoft Access akanmemperlihatkan isi database file itu. Pilih table Network-Computer. Sepertiyang anda lihat, saya akan link semua isi tabel ini ke shape PC di Visio. BukaVisio jika belum dan pilih Network – Basic diagram lalu buka stencil Computersdan ambil PC Master shape. Sekarang pergi ke Data dan Link Data to Shapes.Pilih Microsoft Office Access database dan klik Next. Cari lokasi fileDBSAMPLE.MDB itu dan pilih table Network – Computers. Kali ini biarkan semuacolumn terpilih secara default dan klik Next lalu klik Finish. Anda lihatsekarang terdapat External Data yang berisi semua isi table Network – Computer.Karena pada saat memilih database saya sertakan seluruh isi kolum maka semuakolum pun terdapat disini. Walaupun Visio tidak memperbolehkan anda untukmengedit isi database, anda masih bisa merubah Heading Kolum table Network –computer ini. Caranya klik tombol kanan mouse di External Data dan pilih ColumnSettings. Saya hilangkan kolum X dan YLocation. Dan MachineSN saya rubahmenjadi Serial Number. Saya lakukan ini agar external data tersambung ke PCMaster shape secara benar. Nama kolum yang di PC Master shape tidak bernamaMachineSN tetapi Serial Number. Oleh karena itu saya ubah MachineSN ke Serial Numberagar matching dengan PC Masternya. Dan saya rubah nama kolum lainnya sesuaidengan yang PC Master shape. Setelah selesai merubahnya klik OK. Semuaperubahan bisa dilihat pada External Data window. Perlu diingat bahwa databaseaslinya tidak mengalami perubahan apapun. Mari kita lihat perubahannya padaShapeSheet dengan cara memilih PC dan klik tombol kanan lalu pilih ShowSnapeSheet. Jika anda tidak menemukannya, pergi ke menu Tools, Options, danAdvanced tab, disitu centangkan Run In Developer Mode lalu klik OK. Di dalamShapeSheet anda bisa menemukan hal yang telah dirubah pada External Sourcewindow. ShapeSheet ini sangat berguna bagi anda yang suka mengutak atikproperties Shape Data. Semua perintah diatur didalam ShapeSheet ini, bisadibilang ShapeSheet adalah otaknya Visio. Jika anda perhatikan bahwa nilaivalue Type pada Memory dan Hard Drive tidak tepat (terpilih angka 0 yangseharusnya angka 2) dan ini perlu dirubah namun agar perubahan terjadi secarapermanen perlu dilakukan pada PC Master Shape nya.
Caranya pilih PC Master Shape stencil lalu ke View dan pilih DrawingExplorer Window. Buka Drawing Explorer Windownya dan klik tombol kanan mouse diPC dan pilih Master Properties. Centangkan Match Master by name on drop danklik OK. Buka Drawing Explorer Window sekali lagi, klik tombol kanan mouse diPC dan pilih Edit Master Shape. Perlihatkan ShapeSheetnya PC Master itu. Ubahkolum Type untuk Memory dan Hard Drive menjadi 2 (2 ini berarti tipe valuenyanumeric sedangkan 0 berarti tipe valuenya String). Dan untuk bagian Belongs_Toubah dari True menjadi False sehingga nilai Belongs_To akan tampil disaat PCMaster ditempatkan di dokumen. Tutup ShapeSheet PC Master dan PC Master windowlalu Save. Nah sekarang konfirmasi ulang perubahan ShapeSheetnya PC Master.Pilihlah 4 external data pertama, klik satu per satu sambil menahan tombol Ctrlkeyboard lalu ambil dan taruh ke dokumen. Otomatis Data Graphic dan ExternalData saling Link ke Data Shape PC Master. Perhatikan icon Link di External DataWindow ini berarti datanya Network Computer terhubung dengan PC Master yangmenampilkan informasi sesuai pilihan pada Data Graphic disebelah kanan. Andabisa merubah penampilan informasi sesuai yang anda suka dengan merubahnya diData Graphic. Jika tidak tampil, pergi ke menu View dan Task Pane.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara me-Linkto Data Shape yakni menghubungkan data dari table Network – Computer ke gambar(PC Master) pada Visio 2007. Anda juga telah mengenal ShapeSheet yang bisadirubah sesuai keinginan anda.

Sempurnakan Gambar Anda
4.      Membuat Watermark
Pada demonstrasi tutorial ini saya akan perlihatkan cara menambahkangambar background (watermark) pada gambar Network Infrastructure Divisi R andD. Caranya mudah, pergi ke Insert menu dan pilih New Page, pada Page Propertiespilih Background. Untuk sementara saya biarkan namanya Background 1 lalu klikOK. Page baru bernama background 1 telah dibuat. Pada page background 1 inilahyang akan saya berikan latar belakang serta logo perusahaan sehingga saya bisagunakan page latar belakang ini berulang kali dan menempelkannya pada gambarmanapun yang saya inginkan. Untuk logo perusahaan saya ambil dari gambar JPGseperti ini. Lalu untuk menampilkannya pada page Network Infrastruktur sayapilih pagenya dan saya pergi ke menu File, Page Setup, dibagian Page Propertiessaya pilih background 1 lalu klik OK. Maka tampilan logo perusahaan pun Nampakpada page Network Infrastruktur. Karena logo ini berasal dari page background 1maka anda tidak bisa mengeditnya lewat page ini dan harus diedit lewat pagebackground 1. Sekarang saya ingin tambahkan kata Draft untuk watermarknya. Sayapergi ke page background 1 dan sata tambahkan kata Draft. Agar kelihatansedikit pudar saya berikan warna biru muda transparan, lalu saya condongkansedikit biar memenuhi keseluruhan page ini seperti demikian. Otomatis di pageNetwork Infrastruktur pun tertampil kata Draft ini. Seandainya anda ingin printNetwork Infrastruktur tanpa kata Draft di latar belakang maka tinggalcentangkan No Background jadi apapun yang ada di page background 1 tidak akandiprint termasuk logo perusahaan. Dan bila anda ingin tidak menyertakan latarbelakang ini khusus untuk page Network Infrastruktur saja tanpa harus menghapuspage background 1, maka tinggal menghilangkan pilihan background 1 di PageProperties-nya Network Infrastruktur seperti demikian.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari caramenyempurnakan gambar Visio anda dengan menggunakan latar belakang (watermark).

Linked Data
5.      Menggabungkan Data dariSumber Data Lain
Link Data juga mampu menghubungkan multi sumber data ke shape. PadaNetwork PC demo sebelumnya, anda telah mempelajari cara menggabugnkan informasikomputer dari table Network – Computer sehingga tiap PC menampilkanspecifikasinya masing masing. Kali ini anda akan melakukan hal yang sama tapiuntuk table Office – Employee Details. Pilih Data, Link Data to Shapes danambil file DBSample.mdb dan pilih table Office – Employee Details. Lalu padaExternal Data Window klik tombol kanan mouse dan pilih Column Settings.Hilangkan centang pada X dan Ylocation dan ubah Name menjadi Belongs To sebelumme-link data row ini. Agar tiap kali data row di External Data window diambildan terhubung ke kolum Belongs_To pada PC Master shape maka klik tombol kanandan piilh Automatic Link. Pilih Selected Shape. Pastikan shape PC sudah dipilihterlebih dahulu. Setelah memilih Selected Shape klik Next dan set Data ColumBelongs To equal to Shape Field Belongs To. Klik Next dan Finish. Konfirmasiulang dengan membuka Shape Sheetnya dan perhatikan bahwa ada tambahan 2 ShapeData row yaitu Title dan Extension untuk setiap PC shape.
Bilamana sebuah shape telah di hubungkan ke row data di External Datawindow, akan sangat berguna untuk mengetahui letaknya atau posisinya didalamtable data dengan cara memilih salah satu PC shape, klik tombol kanan mouse danpilih Data, Show Linked Row, Office – Employee Details. Yang terpilih adalahkomputernya Jossef Goldberg. Begitupula dengan sebaliknya jika mencari shapedari data row-nya table Office – Employee Details.

Label Shapes dari Shape Data
6.      Gunakan Data GraphicUntuk Meng-update Label
Microsoft Visio 2007 memperkenalkan sebuah metoda baru yang lebihsuprior yakni cara melabelkan shapes yang memiliki shape data. Salah satukemampuannya adalah Data Graphics. Data Graphics mampu melabelkan shapes secaraefektif. Anda bisa tentukan labelnya berisikan nama shape data row sertanilainya, seperti yang anda lihat disini ada Hard Drive Capacit dan nilainya.Data Graphic pun memperbolehkan anda untuk membuat yang baru dengan caramengkopi yang sudah ada dan mengeditnya sesuai yang anda inginkan. Jika andatidak melihat Data Graphic disebelah kanan computer anda, coba pergi ke Datamenu dan pilih Display Data on Shape. Di Data Graphic klik New Data Graphic.Piilh New Item, Text, dan Serial Number. Untuk Callout-nya saya pilih Heading 3dan klik OK. Saya tambahkan satu Text lagi dan saya pilih Hard Drive Capacity.Saya biarkan semuanya secara default lalu klik OK. Klik OK sekali lagi agarperubahan terjadi.
Bilamana anda menggunakan Data Graphics, sebuah group shape baruterbentuk dan ditambahkan pada target shape yang terpilih sebelumnya, dan jikashape yang dipilih sebelumnya bukanlah sebuah group shape maka otomatis ia akandirubah menjadi group shape. Yang menarik adalah link data yang terhubungdengan shape nya tidak putus walaupun telah terjadi perubahan pada penampilanshape nya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakanData Graphic untuk meng-update Label.

Getting Started: Menggambar di Visio
7.      Cara menggunakanAutoConnect
Salah satu fitur terbaru di Visio 2007 yang memudahkan dalammenghubungkan satu benda dengan benda lainnya adalah dengan menggunakan AutoConnect.Jika anda klik tombol AutoConnect pada saat membuat Connector maka ia otomatisakan mengambil shape (benda) terdekatnya untuk dihubgunkan. AutoConnect jugaberfungsi menghubungkan satu shape dengan lainnya walupun tanpa menggunakanConnector tool. Berikut ini saya peragakan AutoConnect. Saya ambil Processshape dan perhatikan saat ditaruh ada tanda panah biru disetiap bagian bendasegiempat ini. Bila tombol AutoConnect tidak aktif, tanda panah biru tersebuttidak akan tampil. Sekarang saya ambil Process shape satu lagi dan perhatikanapa yang terjadi saat mouse pointer menyentuh tanda panah birunya. Lalu sayalepas dan otomatis Process shape pertama terhubung ke Process shape kedua. Sayatunjukkan cara lain. Perhatikan bahwa Process shape masih terpilih lalu sayahanya mengklik tanda panah biru ini, ia otomatis mengambil Process shape danmenempatkannya langsung dibawah Process Shape kedua. Ini cara lebih mudahbukan? Nah sekarang saya pilih Decision shape dan saya klik tanda panah birumaka Process shape ketiga otomatis menghubungkannya dengan Decision shape yangditempatkan pada arah yang saya klik. Menurut saya ini cara yang lebih praktisdibandingkan dengan menaruh dua bentuk shape lalu menghubungkannya denganConnector tool. Inilah kemampuan AutoConnect sehingga mempercepat carapenyambungan benda di Visio. Saya tunjukkan cara yang satu lagi. Saya inginmenghubungkan 2 shape yang berbeda ini, saya tinggal memilih shape pertama lalusaya klik tanda panah biru yang paling dekat dengan shape yang ingin sayahubungkan itu seperti ini. Mudah bukan?
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari caramenggunakan fitur terbaru Visio 2007 yakni AutoConnect.

Label Shapes dari Shape Data
8.      Label Shapes Add-In
Microsoft Visio Professional menyediakan fitur Label Shapes Add-in darimenu Tools, Add-Ons, Maps and Floor Plans. Fitur ini sudah ada pada versi Visiosebelumnya jadi bukan fitur baru. Fitur ini hanya sekedar menyediakanalternative lain dalam melabelkan shape yang anda buat. Pertama saya pilihsemua PC shape lalu pergi ke Tools, Add=Ons, Maps and Floor Plans, dan LabelShapes. Label Shape Add-In hanya memiliki 4 macam jenis label yang bisa andapilih dari menu drop-down list. Isinya adalah nama kolum dari External Datawindow yang diambil dari database file DBSample.mdb. Sebagai contoh, saya pilihSerial Number, Manfucaturer, dan Product Number. Penambahan Label Shapes Add-Inini membuat suatu User-defined cell baru yang bernama visCustomLabel yangletaknya dibagian paling bawah User-defined Cells didalam ShapeSheet, dan cellini juga mereferensikan ke bagian Text Fields seperti yang anda lihat disini.Formula didalam User.visCustomLabel mengandung beberapa IF statement yangmengetes apabila ada sebuah entri disetiap shape data row.

Peningkatan Kualitas Shapes dengan Warna, Icon,dan Data Bar
9.      Memberikan Warnaberdasarkan Nilai
Mewarnai shapes berdasarkan nilai data adalah cara yang cukup efektifdalam menjelaskan sesuatu secara cepat, dan termasuk juga dengan penambahanicon dan data bar. Untuk kali ini saya perlihatkan cara memberikan warnaberdasarkan nilai pada Space Plan Add-In. Space Plan Add-In bisa digunakan padadiagram apa saja. Jika anda punya versi visio sebelumnya, anda mengetahui bahwaColor By Value ini secara otomatis membuat Legend yang menjelaskan deskripsiwarna, jumlah shapes di halaman, dan nilainya. Pertama saya pilih semua PCshape di halaman ini, lalu saya pergi ke menu Plan dan pilih Color By Value.Saya pilih Manufacturer dan ia pun memperlihatkan bahwa ada 2 PC merek Dell, 1IBM, dan 1 Siemens, lalu saya klik OK. Warna PC shape berubah warna sesuaidengan nilai yang telah diberikan pada masing masing shape yakni 2 warna merahuntuk PC merek Dell, 1 warna biru untuk PC merek IBM, dan 1 warna hijau untukPC merek Siemens. Anda juga bisa me-refresh Legend dengan cara klik tombolkanan mouse dan pilih Refresh ataupun anda bisa mengeditnya langsung disini.Bagaimana jika saya ingin memberikan warna pada PC merek lain, tentunya disiniada lebih dari 4 merek PC, yang lainnya bermerek Compaq, HP, dan Toshiba.Caranya mudah, saya pilih row yang belum memiliki tanda link dan yang PCmereknya belum termasuk di Legend seperti demikian. Kemudian saya select allsemua PC shape dan pergi ke Plan, Color By Value. Disini saya pilih Manufacturersekali lagi maka di review tampil warna tambahan sesuai dengan merek PCnya dansaya klik OK. Nah sekarang saya sudah punya semua jenis merek PC yangdiperjelas dengan warna yang berbeda dan keterangannya diberitahukan di Legendseperti ini. Bagaimana jika saya ingin juga memberikan nilai warna pada jenisHard Drive yang berbeda, hal itu sama dengan cara sebelumnya. Anda tinggalmengubah Manufacturer menjadi Hard Drive Capacity seperti ini. Sekarang warnaPC tidak bergantungan dengan nilai merek PC melainkan pada jenis tingkatan HardDrive Capacity – nya.
Demikian cara menggunakan fitur Color By Value dalam mempermudahpenjelasan shape yang ditambahkan dengan Legend.

Organizational Chart
10.  Membuat OrganizationalChart dari Excel ke Visio
Pada demonstrasi ini anda akan melihat cara membuat Oragnizational Chartdari data Excel. Disini anda melihat isi Excel file Employee Data dimana adanama karyawan, posisinya, nomer telponnya, dan tempat divisinya. Visio mampumembuat gambaran dari semua informasi ini dengan cara mudah dan efektif. DiVisio buka menu File dan pilih Business, Organization Chart Wizard, di dialogbox pertama yang muncul pilih Information that’s already stored in a file ordatabase, click Next, lalu pilih file Excel, klik Next, dan saya cari berikanlokasi file Employee Data itu lalu Next. Untuk kolumnya saya pilih EmployeeNameyang melapor ke Manager lalu Next. Kemudian saya pilih kolum yang ingin sayatampilkan saya pilih EmployeeName, Title, dan Telephone, lalu Next. Disini sayabiarkan default lalu Next, berikutnya ada pilihan seberapa banyak informasiyang ingin anda perlihatkan. Pilihan pertama anda yang menentukannya, sedangkanpilihan kedua wizardlah yang menentukannya. Jika anda pilih yang kedua, makaanda harus pilih Nama yang akan ditampilkan paling atas seperti halnya nama bosatau CEO. Kali ini saya pilih pilihan yang pertama lalu Next. Saya biarkanpilihan default lalu Finish. Maka tertampil sudah seluruh isi organisasi yangsesuai dengan data di file Excel tersebut. Tentunya ini perlu dipercantiksedikit dan anda bisa lakukanya sesuai kebutuhan bisnis anda mulai daripenampilan latar belakang sampai menggunakan theme. Silahkan dicoba.
Demikian cara membuat organizational chart dari data file Excel. Dalamwaktu singkat, anda sudah punya chart yang merepresentasikan urutan posisikedudukan didalam perusahaan anda.

Automating Connections
11.  Membuat OrganizationalChart dengan Kode GetShapesByData Untuk Dynamic Glue
Visio tidak memiliki alat otomasi secara umum dalam memberikan koneksiantara shape. Demonstrasi ini akan menulusuri berbagai cara membuat koneksiotomatis (automating connections). Sebagai contoh, saya gunakan Splace Plandari template Maps and Floor Plans. Saya cancel wizardnya karena tidakdiperlukan. Data yang ingin saya gunakan dalam demonstrasi ini adalah fileDBSample.mdb untuk membuat organization chart data nya dengan menggunakan LinkData to Shapes. Pergi ke menu Data pilih Link Data to Shapes, pilih MicrosoftAccess database, dan cari lokasi file DBSample.mdb lalu pilih OrganizationaChart Data lalu Next. Biarkan yang lainnya secara default dan klik Finish.
Shape yang akan saya gunakan pada Space Plan diagram ini adalah Personshape dibagian Resource stencil. Kolum pada External Data harus sesuai denganPerson shape ini oleh karena itu akan saya edit dengan cara mengklik tombolkanan mouse di External Data window dan pilih Column Settings. Saya ubah Emailmenjadi Email Alias, Telephone menjadi Phone Number, dan Reports To menjadiManager. Saya hilangkan centang pada Master Shape karena tidak diperlukan laluklik OK. Nah sekarang semua kolumnya sudah berubah. Pilih Person shape diResource stencil dan Select All semua data di External Data window, ambil dantaruh di halaman seperti ini. Data Graphic tidak diperlukan maka pilih None.
Kali ini saya tinggal menghubungkan shape ini sesuai dengan kriteriamanager to subordinate yakni aka nada koneksi antara atasan dengan bawahansesuai dengan yang tertampil pada External Data window. Contohnya Suzanne Finedan Clair Hektor adalah bawahannya Joseph Goldberg maka akan ada link antaramanager dengan bawahannya. Untuk jenis connector – nya saya gunakan daristencil Organization Chart dari template Business. Pergi ke menu File pilihShapes dan Business dan klik Organization Chart, maka stencil baru muncul padawindow Shapes disebelah kiri anda. Pilih Dotted-line report dan taruh dihalaman sehingga shape ini akan tersimpan pada Master seperti demikian. Andabisa lihat bahwa di Master tidak ada attribute Dotted-line report sebelum andamenaruhnya di halaman. Setelah anda menaruh Dotte-line report, delete shapeitu.
Kini di halaman saya sudah ada shape yang terhubung ke tableOrganization Chart Data pada file DBSample.mdb serta connector nya yaitudotted-line report namun belum ada koneksi diantara shape-nya.
Untuk melakukan Automating Connection ini, terlebih dahulu, saya harusmembuat kode yang akan mencari shape yang kemudian dihubungkan satu sama lain.Buka VBA Editor dengan menekan tombol Alt dan F11, lalu buatlah 2 module baru.Di 2 module inilah saya akan menulis kode GetShapesByData danConnectSubOrdinates.
Sebelum saya terjun ke bagian kode, perlu saya jelaskan beberapa point.Visio sebetulnya menawarkan berbagai cara untuk memilih shape, contohnya, andabisa pergi ke menu Edit, Select by Type untuk memilih shape berdasarkan tipeatau pergi ke layer dan pilih Edit, Find untuk mencari shape. Tidak seperti dikode, anda bisa gunakan metode CreateSelection untuk mendapatkan list shapeberdasarkan, layer dan data graphic, dan master bahkan tipe. Sayangnya, tidakada interface yang memiliki semua metode ini apalagi mencari shape tertentusesuai dengan kriteria yang telah diberikan untuk mencari shape data tersebut.Oleh karena itu, kode yang akan saya tunjukkan kepada anda adalah metode carapencarian shape, sehingga shape tersebut bisa dihubungkan secara otomatis.Tujuan utama dari kode GetShapesByData ini adalah untuk menyediakan kriteriapada shape data yang bisa memberikan identitas shape data tersebut pada halamanutama ataupun keseluruhan dokumen. Berikutnya, ia akan memperbolehkan groupsubshape pada tingkat pertama untuk ditemukan dalam pencarian dan anda bisamemberikan spesifikasi baik dengan memberikannya nama atau label pada ShapeData row.
Fungsi kode GetShapeByData memungkinkan anda untuk mendapatkan listshape yang memiliki nilai tertentu pada shape data, dan sekarang anda perlumenggunakan list shape tersebut untuk membuat koneksinya secara otomatis.
Sedangkan kode ConnectSubOrdinates akan mencari keseluruhan shape dihalaman untuk memastikan bahwa shape tersebut memang betul betul Person shapeyang memiliki attribute Name dan Manager shape data. Kemudian disetiap shapeyang lolos kualifikasi, fungsi FindMySubordinates, yang memanggil fungsiGetShapesByData, mengembalikan list semua shape yang memiliki nilai Personsebagai manager, dan kemudian mengkoneksikan dirinya dengan connectordotted-line report yang menghubungkan antara si manager dengan bawahannya(subordinate). Terdapat 2 macam metode untuk penghubungan, yaitu AutoConnectatau GlueTo. Anda hanya bisa menggunakan salah satu metode saja dan tidak bisamenggunakannya secara bersamaan. Pastikan untuk memberikan tanda kutip komenbila tidak ingin menggunakannya.
Dan terakhir untuk menjalankan kode tersebut, buatlah UserForm danberikan tombol dimana pada saat anda menekan tombol ini, metodeConnectSuOrdinates akan terpanggil.
Jalankan fungsi kode tersebut dan klik tombolnya. Anda bisa lihatperubahan yang terjadi bukan? Sekarang terdapat koneksi antara Manager dengansubordinate secara otomatis, benar dan teratur sesuai dengan kriteria padaExternal Data window nya. Silahkan untuk mengecek kebenarannya agar lebihpasti, saya yakin tidak terdapat kesalahan sedikit pun! Bandingkan dengan caramemkoneksinya satu per satu, anda bisa bayangkan berapa waktu akan terbuanghanya untuk melakukan hal ini secara manual? Bagaimana dengan perusahaanraksasa atau perusahaan international yang memiliki ribuan karyawan, tentunyamembuat hal ini secara manual akan sangat melelahkan! Untung ada kodenya! Kalotidak…?

Automating Connections
12.  Membuat Rack Equipmentdengan Kode GetShapesByData Untuk Static Glue
Salah satu contoh yang bagus untuk memperagakan suatu koneksi secaraotomatis yang diperlukan pada suatu titik koneksi tertentu adalah scenariopenghubungan shape peralatan network ke dalam rak atau kabinet. Buka RackDiagram dan ambil Rack shape yang ada di Rack-mounted Equipment stencil. Untukmencoba contoh berikut ini, anda perlu membuat suatu list peralatan di Excelspreadsheet seperti yang anda lihat disini. Spreadsheet ini saya buat dengankolum Asset Number, Equipment Type, Heights in U’s, Rack dan U Position. Sayatidak menggunakan bahasa Indonsia dalam pengisian nama kolum karena kolum iniharus sama dengan yang ada di attribute Visio pada stencil network dan racksehingga nanti pada saat pengisian cabinet secara otomatis terjadi denganbenar. Kemudian saya hubungkan data excel tadi itu ke Visio, saya pergi ke menuData, Link Data to Shapes dan saya pilih tipe Excel sebagai databasenya lalusaya pilih lokasi file tersebut dan Next sampai Finish. Di External Data windowsusun Euqipment Type nya lalu pilih shape Cable Tray di Rack-mounted Equipmentstencil dan ambil semua data Cable Tray di External Data window ke halaman.Lakukan hal yang sama untuk Patch Panelnya. Nah sekarang semua shape yang adadi External Data sudah di halaman, saya tinggal membuat koneksinya secaraotomatis agar tiap shape ditaruh di rack secara benar sesuai dengan apa yangtertera pada External Data properties. Jika anda mau, anda bisa rubah DataGraphicnya agar tampilannya rapi.
Tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor. Saya buat 2 moduleyang berisikan kode GetShapesByData dan ConnectRackEquipment dan 1 UserFormuntuk mengeksekusi fungsi ConnectRackEquipment. Pada demonstrasi sebelumnyaanda telah menggunakan kode GetShapesByData yaitu fungsi yang mengambil shapessesuai dengan external data yang telah terhubung dan menklarifikasikan agarshape tersebut seseuai dengan kriteria shape data yang telah ditentukansehingga bisa melakukan koneksi otomatis pada shape yang bersangkutan. Disinisaya tambahkan kode ConnectRackEquipment yang fungsinya mencari semua shapesyang ada pada halaman untuk mencari shape yang lolos kualifikasi sebagai rackyakni yang mengandung elemen Prop.HoleSpacing shape data. Kemudian untuk tiapshape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMyRackEquipment, yang memanggil fungsiGetShapesByData, mengembalikan list seluruh shape milik Rack dan kemudianmembaca posisi U nya dan terakhir mengkoneksi peralatan network tersebut (cabletray dan patch panel) ke titik koneksinya rack.
Sekarang semuanya sudah siap, saya tekan Run dan klik tombolnya.Perhatikan bahwa Cable Tray dan Patch Panelnya otomatis masuk ke dalam rakcabinet dan masing masing terpasang secara benar sesuai dengan posisinya yangtelah ditetapkan di External Data window. Silahkan konfirmasi kebenarannya.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara menggunakan kodedan metode dalam mempersingkat tugas menghubungkan peralatan network ke dalamrack sesuai dengan kriteria yang terdapat pada nilai posisi yang ditetapkanpada Excel spreadsheet.

Peningkatan Kualitas Connector
13.  Meng-Update KoneksiNetwork Rack
Microsoft Visio tidak memiliki fungsi mengekspor koneksi secaraotomatis, oleh karena itu anda harus tentukan sendiri bagaimana cara melakukanhal ini. Jika anda perlu menggunakan Visio report untuk memperlihatkankonektivitas, misalkan, pada peralatan disetiap rack, ataupun langkah padasuatu process diagram, maka tentunya perlu menulis kode untuk membuat ataumengupdate shape data pada User-defined cells dengan informasi yangdiperlukannya.
Pada demonstrasi sebelumnya anda telah melihat cara menaruh peralatannetwork pada rack sesuai kriteria list spreadsheet yang memberikan posisi Urack tersebut. Namun bagaimana jika telah terjadi perubahan pada rack tersebutseperti halnya menaruh server, ataupun storage, monitor, keyboard, dsb? Andatentunya ingin agar perubahan ini bisa diekspor kembali ke Excel spreadsheet.Disini anda bisa membuat kodenya untuk membaca kembali posisi ditiap posisiU-nya rack dan mengidentifikasikan tipe peralatan networknya dan lalumenambahkan atau mengupdate shape data dengan nilai Posisi U yang baru danterakhir mengekspor semua informasi ini ke format Excel ataupun HTML.
Buka Rack Diagram dari Network template, lalu ambil rack dan berikannama RACK-021. Isi rack tersebut dengan peralatan network lainnya seperti ini.
Kini tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor, buatlah 4 moduledan copy paste kode modAddingACustProp, modSetCellValueToString,modStringToFormulaForString dan UpdateRackEquipment dan buat 1 UserForm untukmemanggil fungsi UpdateRackEquipment, ubah tampilan tombolnya jika perlu. Semuakode berada didalam Microsoft Visio SDK Code Library kecuali yang terakhir.Anda bisa mendownload gratis SDK Code Library untuk Visio 2007 ini diwww.microsoft.com. Setelah selesai meng-copy-paste semua kode ke dalam module,buka UserForm dan klik Run. Tekan tombol Update Rack maka amatilah tidakterjadi apapun di Visio. Kini saatnya untuk mengekspor ke Visio report. Pergike menu Data dan klik Report, sebagain contoh saya pilih yang Inventory laluRun, dan untuk formatnya saya pilih Excel dan OK. Maka tampilah InventoryReport dengan jenis peralatan network serta jumlahnya. Anda tentunya bisamelakukan report yang lebih lengkap dan bagus dari ini. Mari kita cobamengekspornya ke format HTML. Tampilan di HTML mungkin lebih menarikdibandingkan Excel, apapun pilihannya anda bisa mengekspor hasil buatan diVisio ke dalam format lain. Anda juga bisa tentukan apa yang ingin eksporseperti menekan New dan memilih sendiri jenis kolum yang ingin ditampilkan.Disini saya ingin menyamakan dengan informasi yang ada pada excel spreadsheetsebelum. Disini anda bisa berikan nama title untuk report anda, dan juga bisamembuat kalkulasi untuk subtotal (tentunya jika ada data untuk penjumlahandsb), dan juga bisa di susun sesuai yang anda inginkan. Saya klik Next dan Runmaka lihatlah perbedaannya dalam format Excel maupun HTML.
Demikian cara menggunakan kode UpdateRackEquipment untuk membuat reporttentang perubahan yang terjadi pada Network Rack secara jelas dan detil.

PivotDiagram
14.  Membuat PivotDiagram /Meningkatkan Kualitas Data Graphic / Memecah Belah Bagian PivotDiagram
A.     PivotDiagrams adalahcara yang terbaik dalam merangkum data di Microsoft Visio.
PivotDiagrams bisa digunakan untuk analisa dan juga untuk memperlihatkaninformasi secara real bahkan bisa sambil navigasi antara link data shape dihalaman yang sama maupun yang berbeda. Anda bisa mengkombinasi PivotDiagramsdengan Linked Data dan Data Graphics untuk menghasilkan data dashboard yangsaling berintegrasi. PivotDiagrams dibuat dari sumber data, sama seperti LinkData to Shapes, namun Data Recordsets tidak diperlihatkan pada isi ExternalData window. Solusi PivotDiagram adalah sebuah add-on pada Visio, jadi andatidak memiliki penguasaan secara programatik padanya yang berbeda dengan LinkData. Walaupun begitu, anda bisa menggunakan teknik untuk meningkatkan kualitasproduktifitas. PivotDiagram membolehkan anda untuk memilih kolum, biasanya yangnon-numerik, sebagai kategori yang kemudian bisa anda perincikan datanya.Kategori yang dimaksud ini diberikan nama Breakdown Shapes yang letaknyadiantara node yang memperlihatkan kumpulan data. Node ini kemudian bisadiperincikan lagi menjadi subkategori sampai sekecil mungkin sampai semua rowdari Data Recordset diperlihatkan sebagai single node.
PivotDiagrams bekerja sangat baik dengan kumpulan data yang bersifatnumerik dan valas. Pada contoh file DBSample.mdb, dibagian table Network –Computers memiliki data tipe numeric untuk kolum bernama Number, Machine Type,Hard Disk space dan Memory, sedangkan untuk Cost adalah data tipe valas. Sebuahquery bernama Network – Detail pada database ini merangkum bagian numeric danmemberikan jumlah mesin dari table Network – Computers. Namun query nya tidakmemperlihatkan perincian untuk bagian Manufacturer dan Machine Type.
Anda bisa mulai membuat PivotDiagram dari menu New, Business atau insertPivotDiagram pada halaman Visio dengan pergi ke menu Data, Insert PivotDiagram.Saya mulai dari awalnya pembukaan Visio, saya pilih Business dan klikPivotDiagram. Otomatis ia akan meminta data untuk di link, saya pilih formatExcel lalu Next. Saya berikan lokasi file DBSample.mdb dan saya pilih Network –Computers lalu Next. Yang lainnya saya biarkan default lalu Finish. TampillahPivotDiagram untuk table Network Computers. Disini tidak terlihat perincian isitable Network Computers, nanti saya perlihatkannya setelah yang satu ini.
B.    Sekarang perlu saya ubah penampilan DataGraphic nya maka saya pilih Pivot node nya lalu saya pergi ke menu PivotDiagramdan pilih Edit Data Graphics. Sudah ada 2 data field yang tercantum didalamnya.Saya ingin agar data Count, Disk Space, Memory, dan Cost tampil untuk Pivotnode ini, maka saya lakukan perubahan sebagai berikut. Untuk Count data tipenyaadalah Text, dan saya biarkan niali lainnya secara default. Kemudian sayatambahkan field Memory yang tipe datanya bar versi progress bar. Untuk nilaiMaximum value saya berikan 1100 karena rata rata memory untuk table inimemiliki diatas 500 jadi agar penampilannya sesuai perlu dirubah menjadi 1100,dan pastikan Value position nya Interior jadi nilai angka memorinya tertulisdidalam progress bar. Saya delete Machine type code dan saya gantikan denganDisk Space yang tipe datanya bar versi speedometer. Karena dibagian Hard DiskSpace Shape Data row memiliki nilai angka dalam unit Gigabytes maka tampilannyaakan lebih masuk akal jika angkanya saya bagi 1000 dan hanya menampilkan satudecimal. Untuk itu pilihlah More Fields dan di Custom Formula tulis sebagaiberikut. Untuk Maximum value berikan 50 saja. Value dan Label Position berikanLeft agar tidak berbenturan dengan angka nilainya Memory. Untuk Value formatberikan sebagai berikut. Pada Label tulis Disc Space. Anda bisa susun filedmana yang tampil paling atas dan sebagainya. Nah beginilah kelihatannyasekarang Pivot node nya.
C.     Sekarang saatnya untukmembuka seluruh isi pada Pivot node Network Computer ini. Selama Pivot node nyaterpilih, disebelah kanan adalah Kategori Penambahan, pertama saya pilihManufacturer, maka tampil jenis merek PC. Saya biarkan pilihannya padaManufacturer dan saya pilih lagi Machine Type maka tampil tipe model PC nya.Sekali lagi saya pilih MachineSN untuk menampilkan serial nomer dari setiapunit PC nya. Anda bisa lihat disini bahwa Pivot node nya semakin melebar karenabanyaknya data yang terkandung dalam tiap kategori yang baru saya pilih. Olehkarena itu perlu saya rapikan ini sedikit. Saya ingin susun agar ia tidakmendatar melainkan tersusun secara vertical. Pilih semua MachineType nodedengan menekan tombol Ctrl dan klik satu per satu, lalu pergi ke menuPivotDiagram, Layout Direction, Left-to-Right. Semua node MachineSN sudahtersusun secara vertical, saya ingin merapikannya sedikit lagi saya pilihRe-layout All. Banyak spasi yang tersisa, tinggal tarik ujung spasi danrapetkan. Sekarang hasilnya lebih rapi dan jelas.
Demikian cara membuat PivotDiagram dari table Network Computers padadatabase DBSample.mdb. Untuk cara mensetting PivotDiagram, ikuti demonstrasiberikutnya yaitu Peningkatan Pada PivotDiagram.

Peningkatan Pada PivotDiagram
15.  Membuat Seleksi DenganKode SelectSameBreakdownName / Menambahkan Shape / Menambahkan Link Data /Menyatukan Data / Menduplikasi Data Graphic
Anda bisa memberi tambahan pada penampilan Pivot Node denganmemberikannya shaes dari stencil manapun. Contohnya, jika anda pilih semuaPivot Node yang merepresentasikan Manufacturers, maka anda tinggal pergi kemenu PivotDiagram, lalu pilih Apply shape menu untuk membuka Apply Shape dialogbox. Sebetulnya ada cara yang lebih efektif dalam memilih semua Pivot NodeManufacturers ini dengan menggunakan kode SelectSameGroup danSelectSameBreakdownName. Buka VBA Editor dengan menekan Ctrl dan F11 lalu buat4 module baru dan 1 UserForm. Di module anda copy paste kode isPiotShapeType,GetBreakdownID, SelectSameGroup, dan SelectSameBreakdownName. Pada UserFormanda panggil fungsi SelectSameGroup. Ini akan memilih semua Pivot NodeManufacturer diseluruh halaman Visio. Ini tentunya membantu pekerjaan andadimana jika anda akan berhadapan dengan ratusan Pivot Node, apakah anda inginmelakukannya secara manual? Tentu tidak. Nah setelah selesai menulis kode danUserForm nya, kembali ke halaman Visio lalu pilih Pivot Node Manufacturer danRun macro yang barusan dibuat. Jika macro nya tidak tampil di toolbar, pilihlahDeveloper. Lalu klik tombol Run dan piilh Macro SelectSameGroup dan klik Run.Sekarang semua Manufacturer terpilih.
Untuk menambahkan Shape, pergi ke menu PivotDiagram, pilih Apply Shape.Stencil Department dan Workflow otomatis terbuka, dan anda bisa memiilh stencilmana saja yang ingin anda pilih. Kali ini saya pilih Manufacturing shape daristencil Departments, lalu klik OK. Jika saya zoom halaman ini maka terlihaticon Manufacturing disetipa Pivote Node Manufacturer. Jika anda kurang puasdengan icon tersebut, setiap saat anda bisa merubahnya dengan memiilhnyakembali lalu klik Reset Shape. Faktanya, aksi dari Apply Shape menambahkansubshape ke dalam group Pivot Node, dan subshape yang baru ini akan menjadi suatuinstansi dari Master dokumen stencil sama seperti halnya yang terjadi denganData Graphics. Oleh karena itu, Master yang diperlukan otomatis terdapat padaDocument Stencil. Sekali anda apply shape ke dalam Pivot Node dengan carademikian, apapun penambahan Add Categories yang anda lakukan dengan pilihanCategory yang sama, maka Apply Shape Master sudah termasuk di dalamnya.
Sekarang anda sudah melakukan perincian pada Pivot Node sampai pada unitindividu PC, selanjutnya anda akan menambahkan Data lewat menu Data, Link Datato Shapes untuk membuka sumber data recordset sebagai External Data window,yang kemudian diikuti dengan memberikan link otomatis dari Data ColumnMachineSN kepada Shape Field Member lewat menu Data, Automatic Link. Disinianda pilih semua shape yang ada di halaman lalu Next, dibagian Data Columnpilih MachineSN dan Member untuk Shape Field, lalu klik Next. Biarkan yanglainnya secara default lalu Finish. Otomatis semua data pada External Datawindow akan terhubung dengan Pivot Node di halaman. Dan bila anda memilih salahsatu row di External Data maka anda bisa mencari shape datanya dengan memilihLinked Shape dari pilihan menu kanan tombol mouse. Begitupun sebaliknya darishape ke data dengan memilih menu kanan tombol mouse dan pilih Data, ShowLinked Row. Ini memberikan kemudahan dalam pencarian antara data dengan shape.
Kadangkala ada Pivot Nodes yang memiliki perincian (breakdown) yangsangat sedikit dan daripada memperlihatkannya, anda bisa menggabugnkannyadengan Pivot Node lainnya. Disini saya akan menggabungkan 2 Pivot NodeManufacturer terakhir, yakni Siemens Nixdorf dan Toshiba. Pilih kedua nodetersebut dan pergi ke menu PivotDiagram, lalu Merge. Sekarang anda bisa lihatbahwa nama Siemens Nixdorf dan Toshiba menjadi satu termasuk jumlah Disc Space,Memory, Count dan Cost digabungkan antara kedua node tersebut. Perhatikansebelum dan sesudah Merge terjadi. Jika anda tidak suka dengan penampilansusunan katanya yaitu terdapat tanda koma setelah Siemens Nixdorf nya, andabisa merubahnya dibagian Member Shape Data row. Perubahan ini tidak akanberpengaruh jika suatu saat anda ingin memisahkan kedua node tersebut(unmerge).
Anda bisa menggunakan lebih dari satu macam Data Graphic di dalamPivotDiagram. Jika anda duplikasi Data Graphic yang sudah ada, anda bisa. Sayaakan duplikasi Data Graphic berikut ini, saya pilih lalu Duplicate, di DataGraphic yang kedua saya pilih Edit Data Graphic. Saya ingin memberikan tambahantanda icon disetiap Pivot Node MachineSN yang mengindikasikan PC mana saja yangmemiliki Screen Size 17 inchi, 15 inchi, dan 14 inchi sebagai berikut. Adabaiknya menggunakan Macro SelectSameBreakdownName sehingga seleksi untuk satuurutan vertical MachineSN terpilih secara otomatis seperti yang saya lakukandisini. Setelah terpilih saya klik Data Graphic yang baru, dan sekarang andalihat bahwa ada perubahan Icon disetiap MachineSN yang saya berikan. Lakukanhal yang sama pada Pivot Node MachineSN lainnya sampai semua memiliki tandaIcon disudut kanan atas yang mengindikasikan besar kecilnya Screen Size padaMonitor PC. Perhatikan satu hal ini. Jika anda menggunakan berbagai macam DataGraphic di halaman PivotDiagram yang sama, hati hati untuk tidak mengedit DataGraphic nya dari pilihan menu PivotDiagram, Edit Data Graphic karena ini akanmengakibatkan keseluruh PivotDiagram. Lebih baik menggunakan Data Graphic paneldan memilih node satu per satu untuk melakukan perubahan Data Graphic.
Demikian cara meningkatkan kualitas pada PivotDiagram, anda telahmempelajari cara menggunakan kode untuk mempersingkat dalam penyeleksian PivotNode dalam sekejap, cara menambahkan Shape, Link Data, menyatukan Node, danterakhir menduplikasi Graphic Data.

Database Wizard
16.  Membuat Link ke TabelDatabase dan Meng-Update table Database dari Visio
Ada beberapa perbedaan antara Database Wizard dan Link Data. Link Datahanya membolehkan anda untuk membuat atau refresh shape data, namun Databasewizard mampu menambahkan link tambahan terhadap cell manapun didalamShapeSheet. Fitur terbaru Data Graphic memberikan kemampuan dalam mewarnaishape lewat programming kode, termasuk mengkode ShapeSheet cell manapun denganmenggunakan fitur Custom Formula, namun ia tidak bisa digunakan secara berulangkali. Misalnya, jika suatu jenis warna terasosiasi dengan nilai tertentu, makauntuk melakukan perubahan tambahan yang sama, anda perlu mengeditnya satu persatu secara manual lewat Data Graphic. Dengan Database Wizard hal ini bisadilakukan secara tuntas. Anda juga harus ketahui bahwa Database Wizard menggunakanmetode lama Open Database Connectivity (ODBC) dalam mebuat suatu koneksi kesumber data, dengan begitu ia memiliki beberapa keterbatasan seperti, tidakkompatibel dengan data format XML ataupun tidak memiliki database-storedprocedures. Database Wizard hanyalah sebuah fitur tambahan, sehingga anda tidakpunya pengendalian penuh atas programming kode nya dibandingkan dengan fiturLink Data to Shape yang memiliki pengendalian penuh atas programming kode.
Dalam demonstrasi tutorial ini saya akan menggunakan Access Databasefile DBSample.mdb untuk mengambil table Office – Employee Details yang memilikidata personal termasuk kolum Departement. Disini saya buat table baru bernamaDepartment dimana terdapat kolum Department yang langsung mengambil data dari kolumDepartment tabelnya Office – Employee Details. Oleh karena itu saya buat querysebagai berikut. Sekarang saya punya table bernama Department yang memilikikolum Department, FillForeground, FillBackground, dan FillPattern yang semuanyamemiliki nilai kolum Teks namun tidak berisi. Saya buka design view nya danberikan Primary Key pada row Department sehingga nantinya saya bisa berikanrelationship one to many dari table ini ke kolum Department milik table OfficeEmployee Details.
Sekarang saya berada di Visio, dan saya buka Basic Diagram dan sebagaicontoh saya ambil rectangle shape ini. Pada bentuk segi empat shape ini akansaya berikan warna merah garis miring untuk menandakan perubahan yang terjadi,yang kemudian perubahan atau tambahan warna tersebut otomatis mengupdatedatabase pada table Department sebelumnya. Sebelum saya rubah shape ini, marikita lihat properties ShapeSheet nya. Dibagian Fill Format inilah yang nantiakan terjadi perubahan.
Perhatikan disini. Ada hal yang penting buat anda yang suka mengutakatik bagian shapeSheet. Pada saat anda mengubah Fill Pattern dari angka 0 ke 1atau angka lainnya, maka apa yang terjadi pada nilai di dalam FillForgnd danFillBkgnd adalah sebaliknya pada saat anda menggunakan Fill dialog box. Tetapi,bagian nilai pada Color dan Pattern Color di dalam Fill dialog box tetap dantidak berubah. Hal ini terjadi agar para pengguna tidak meilhat perubahannyademi menjaga warna asilnya agar tetap kelihatan pada saat pattern nya muncul.Oleh karena itu anda harus benar benar memperhatikan bagian ini jika tidakingin ada kesalahan dalam mengupdate data dari Visio ke database.
Sekarang saya berikan shape ini warna dan garis miring lewat Fill Dialogbox dari menu Format. Perhatikan perubahan yang terjadi pada cell Fillforeground,Fillbackground, dan FillPattern. Pastikan perubahan ini terjadi di dalamShapeSheet anda agar nantinya pada saat mengupdate dari Visio ke databaseterjadi dengan benar. Anda pun bisa langsung merubah FillPattern nya lewatShapeSheet ini seperti yang saya peragakan ini.
Selanjutnya, dengan terpilihnya bentuk segi empat tadi, saya pergi kemenu Tools, Add-ons, Visio Extras, Database Wizard. Klik Next, lalu pilih yangpertama dan Next, pilih shapes in drawing lalu Next, pilih Rectangle lalu Next,pilih Visio database sample lalu Next. Jika file DBSample.mdb tidak padalokasinya maka muncul peringatan untuk mencari lokasi file tersebut. Kemudianpilih table Department yang baru dibuat tadi lalu Next, pilih 1 untuk number offield lalu Next, pilih Department sebagai primary key nya lalu Next, pilihCustomer Service sebagai default key value lalu Next, hilangkan centang padabagian Delete Shape lalu Next, biarkan Prop.Department terpilih lalu Next.
Disini anda perlu hati hati dan pastikan pertama anda memilih bagianCell nya kemudian bagian Database Field nya lalu tentukan Evaluate Data nya.Lakukan seperti yang anda lihat di layar. Bagian ini sangat penting karena jikaanda melakukan kesalahan pada import eksport tipe data field, nanti di databasenya akan me-reject semua perubahan yang terjadi dari Visio. Oleh karena ituinspeksi sekali lagi bagian Links nya agar nilai FillBackground memenuhi kolumFillBackground nya table Department di dalam database dengan nilai data Value,begitu juga denga FillForeground dan FillPattern nya.
Setelah anda selesai dengan Database Wizard nya, rectangle shape nyaberubah menjadi hitam dan di dalam properties ShapeSheet nya pun hilang, ininormal. Pergi ke menu Format dan isikan warna dan pattern sekali lagi. Laluinspeksi sekali lagi properties ShapeSheet nya pada cell Fill Format.
Sekarang anda bisa gunakan Data Graphic untuk memperlihatkan nilai fieldDepartment sebagai item Teks dengan cara membuat New Data Graphic dan tambahkandata Department dengan callout Heading 3, klik Yes untuk apply data graphicnya. Maka tampil Customer Service disamping bentuk segi empat ini. Inimenunjukkan bahwa bentuk segi empat ini sudah tentu terhubung langsung dengandatabase table Department. Sekarang pun anda bisa meng-update perubahan yangterjadi pada warna bentuk segi empat ini ke dalam database table Departmentdengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Update Database Record. Dansekarang buka Access Database file DBSample.mdb nya disini anda lihat bahwaFillForeground Fillbackground dan Fillpattern terdapat nilai sesuai dengan yangtelah saya berikan lewat Visio di awal demonstrasi ini.
Selain cara Database Wizard, sebetulnya anda juga bisa memiliih Link toODBC database. Hasilnya pun akan sama jika anda melakukan perubahan sepertiyang saya perlihatkan disini. Baik lewat Database wizard maupun lewat Link toODBC database yang penting properties nya sama sehingga menghasilkan hasil yangsama juga.
Demikian cara menggunakan Database Wizard untuk mengupdate dan merefreshdata pada database lewat visio langsung.

Database Wizard
17.  Membuat DepartmentLinked Master / Membuat Linked Drawing Untuk Meng-Update Database / MengisiRecord ke dalam Database / Meng-Update Nama Shape ke Department
Demonstrasi ini adalah lanjutan dari pembuatan database wizard. Disinianda akan menyaksikan cara membuat Department Linked Master, membuat LinkedDrawing untuk Meng-update database, mengisi record ke dalam database, danterakhir meng-update nama shape ke department. Sekarang, bukalah DocumentStencil dari menu File, Shape, dan tarik bentuk segi empat ke dalam stencil,kemudian rubah namanya menjadi Department. Buka Master properties dialog boxdan centangkan setting Match Master by Name on Drop. Sekarang anda punya Mastershape yang tidak hanya bisa digunakan untuk memilih tipe warna dan patternuntuk setiap department, tetapi juga sebagai legend shape yang bisa digunakanuntuk diagram manapun. Ambil Department shape ini dan taruh di halaman.Peringatan box mengatakan bahwa Visio akan mencoba akses ke dalam ODBC datasource, tipe Visio database source, klik OK untuk melanjutkannya. Jika andaakan mempublikasikan Department master shape ini untuk digunakan orang lain, andamungkin perlu memberikannya dengan ODBC data source, dan mengedit ShapeSheetmilik Department master shape tersebut seperti yang anda lihat disini.
Sekarang anda sudah siap untuk mengunakan Database wizard sekali lagidalam membuat linked drawing yang merepresentasikan semua nilai table padadatabase, yakni table Department. Pilih menu Tools, Add-ons, Visio Extras, danDatabase Wizard. Pada dialog box pertama, klik Next, dan pilih an existing onelalu Next. Pilih Create a drawing lalu Next, pilih Modify existing drawing danpilih file visio nya, lalu Next. Kemudian pilih modify existing page dan pilihPage 1 lalu Next. Pastikan centang pada Access the database table in read-writemode, yang lainnya hanya optional, lalu Next. Pilih Visio database sample laluNext, ambil Department lalu Next, pilih stencil file visio dan department untukmasternya lalu Next dan Finish. Sekarang anda punya Database Drawing Monitoryang digunakan untuk me-refresh tiap kali ada perubahan yang terjadi baik darisegi database maupun dari Visio, dan anda juga akan mendapatkan linked shapeuntuk setiap row pada table Department seperti yang anda lihat disini. Semuanyaberwarna hitam karena mereka belum diberikan entry untuk warna dan pattern nya.Mari kita buat warna dan patternya agar kelihatan lebih menarik. Anda bisamemberikannya sesuka anda dan tidak harus persis dengan apa yang anda lihatdisini, yang penting tiap row memiliki warna dan pattern yang berbeda agargampang meng-identifikasikannya. Setelah anda selesai memberikan warna danpatter nya, klik Refresh dan lihat apa yang terjadi, otomatis semua shape, bilatadinya tergeser, akan kembali ke tempat semula namun warna dan patter nyatetap. Dan agar semua warna dan pattern ini ada pada table Departmentdatabasenya, anda bisa mengupdatenya secara manual satu per satu namun ada carayang lebih praktis yaitu mengudate keseluruhan halaman ini ke dalam tableDepartment database. Caranya pergi ke menu Tools, Add-ons, Database Wizard, danpilih Next, lalu pilih Modify an existing one dan Add database actions andevents to a drawing page, lalu pilih halamannya. Untuk page action nya pilihUpdate dan Refresh. Setelah selesai dengan wizardnya, maka terdapat pilihanUpdate dan Refresh Linked data pada halaman visio, dan pilih Update LinkedRecords. Buka database file DBSample.mdb nya, dan lihatlah perbaharuan yangterjadi. Kolum Fillforeground, Fillbackground, dan Fillpattern terisi sesuaidengan yang apa yang anda telah tambahkan pada warna dan patter disetiap shapeitu dari Visio. Perubahan yang terjadi juga terdapat pada ShapeSheet sepertiyang anda lihat di User-defined Cell dan Actions.
Selain mengisi data pada kolum table Department database, anda juga bisamembuat row baru untuk table Department langsung lewat Visio. Saya ambil shape Departmentdari stencil lalu saya berikan nama baru yaitu Marketing. Marketing tidak adapada table Department, namun dengan cara ini saya bisa menambahkannya. Untukshape marketing ini saya berikan warna dan pattern baru. Lalu di propertiesShape Data nya saya rubah menjadi Marketing, lalu tekan tombol kanan mouse danpilih Update Database Records dan klik Yes. Buka database file DBSample.mdb nyadan anda bisa lihat ada row baru bernama Marketing dengan data didalamFillforegruond, fillbackground, dan fillpattern.
Untuk tambahan terakhir pada demonstrasi ini, saya ingin perlihatkancara mengubah nama shape yang berada di dalam Master properties menjadi namaDepartment. Untuk ini, saya gunakan kode UpdateShapeNameToDepartment. Pada VBAEditor saya buat 2 module yang satu berisi kode tersebut dan yang satunya lagikode ODBCConnection Class lalu saya buat UserForm yang akan memanggil fungsiUpdateshapeNameToDepartment itu. Sebelum saya Run kode tersebut, lihatlah padabagian Master shape Drawing Explorer box dimana semua Department tidak memilikinama. Saya kembali ke VBA Editor dan Run kode tersebut, dan anda bisa lihatsekarang semua berubah menjadi nama jenis Department nya pada masing masingshape. Tujuan melakukan hal ini adalah untuk menjaga identifikasi shape jikaterjadi kesalahan dalam men-delete salah satu shape sehingga diketahui shapemana yang terasosiasi dengan kolum atau row mana pada database yang terhapus.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari pendalaman dalammenangani Visio untuk melakukan perubahan langsung kepada database jenis Accesslewat Linked Shape data.

Hyperlink
18.  Membuat Hyperlink dariExcel ke VML
Demonstrasi ini saya akan buat file Viso berformat VML yang memilikiHyperlink yang terdapat pada Excel spreadsheet. Sebagai contoh, saya buka Basicdiagram, saya ambil gambar bintang dan bintang ini akan saya link ke Excelsheet yang berisikan hyperlink yang menuju pada website facebook. Saya pilihData, Link Shapes to Data, lalu saya piilh gambar bintang dan otomatishyperlink semua yang ada pada External Data tersimpan pada shape bintangtersebut. Saya buat New Data Graphic sehingga semua nama kolum beserta isinyatertampil di halaman visio ini. Untuk jenis Data Graphic nya saya gunakan Tekssederhana saja sebagai contoh. Lalu setelah selesai dengan Data Graphic sayarapikan agar kelihatan semua hyperlink nya. Lalu untuk membuat file visio kedalam format VML saya pergi ke menu file dan piih Save as Web page lalu sayaklik tombol Publish dan dibagian Advanced tab saya pastikan ia akan tersimpanke dalam format VML. Maka otomatis browser muncul dan menampilkan file VMLtersebut dan bila saya klik link nya otomatis ia akan membuka website facebookyang terkoneksi pada homepage teman saya ini seperti yang anda lihat disini.Anda bisa perhatikan bahwa setiap link berbeda dan ini pun bisa di klik danmenghasilkan website yang berbeda pula.
Demikian cara menggunakan Hyperlink ke dalam Visio yang datanya diambildari file Excel spreadsheet.


Bagi Kalian yang mau download Ms.OfficeVisio 2007 ini silakan klik link dibawah ini sudah termasuk SerialNumber'nya lho...
Untuk lebih memudahkan dalam proses downloadsilakan menggunakan IDM atau OrbitDownloader

NB: Mohon maaf tidak disertai gambardikarenakan saat memproses loading akan terasa lama/berat. 

{ 1 komentar... read them below or add one }

Widya Wahyu Utomo mengatakan...

Bro, bagaimana caranya memasukkan Code GetShapeByData dan ConnectSubOrdinates pada pembuatan Organization Chart dengan Dynamic Glue.?

Minta Tutornya gan...

Poskan Komentar

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...